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【理想的好大学】陈健:做一名优秀的办公室主任

2016-11-16  点击:[]

一所大学要成为一流大学,除了要有一流的教学、科研之外,高效的行政管理是极为必要的。在高校“去行政化”逐渐成为人们关注焦点的时候,我们更要强调构建充满活力、富有效率的行政管理体系。“去行政化”或者“取消行政级别”,本质上是更好的理顺行政权力和学术权力的关系。所以说,我们既不应该将行政权力一棍子打死,也不应该让行政权力无所不包。从世界高等教育的成功案例看,大学的行政管理不但没有被淘汰,而且还越来越有专业化的趋势,比如,在芝加哥大学,各职能部门的管理人员都是本领域的专业化人士。其实,“去行政化”的本意应该是转变行政管理方式,真正为学术服务。

从去年以来,我们学校采取单项突进、协调配合的思路进行了综合改革,不断加快“双一流”建设步伐,尤其是院系调整工作,理顺了多年来错综复杂的学科布局,打破了长期僵化的运行壁垒,提振了全校上下创建富有活力大学的士气。下放办学自主权,首次明确25项权力下放到学院,从实际操作看,学校已经将“25+”的权力基数放大给学院,为激发学院的办学活力和老师们干事创业的动力奠定了扎实的基础。

在大学里,学院是办学的主体,要实现学院顺畅的运行、高效的管理、优质的服务,党政办公室扮演了重要的角色。学院的党政办公室既是综合管理、加强联系的重要机构,还是学校、学院工作开展的重要枢纽,承担着上传下达、协调左右、沟通内外的重要职能,具有承上启下的作用。学院办公室还是有效沟通学院与老师的重要窗口,更是增进老师们对学院、学校情况了解的重要平台。在以学院为办学主体的新型治理体系下,办公室主任的角色和定位更加重要。

一是要明确职能定位。“任其职,尽其责;在其位,谋其政。”一个优秀的办公室主任最重要的是要把学院的氛围营造好,发挥好调节剂、润滑油的作用,通过自己的努力,为全院教职工创造一个积极向上、团结和谐的氛围,大家在一起和谐快乐,才会凝心聚力,共谋事业发展。我所在新闻与传播学院是个刚成立不久的学院,学院的管理人员从不同的部门汇聚到一起,老师们是从文学院调整过来的。要想让大家对这个学院有认同感和归属感,是摆在学院领导们面前的一个难题。学院成立至今不满1年,在成立之初,老师们对行政工作不了解也不理解,对行政工作人员更觉得是可有可无的。作为办公室主任,不应回避问题,而要敢于正视问题,帮助院领导分析原因,主动换位思考,体会老师们内心的需求,理解老师的不易,和院领导们一起想办法,开拓思路,逐渐达到认同感和共鸣感。

二是要强化服务意识。“管理的本质是服务。”学校提出的“育人以学生为本,办学以教师为本,管理以服务为本,发展以创新为本”的“四本”理念,切合新时期我校办学的实际。作为一名办公室主任,关键是强化“管理以服务为本”的理念,一方面要为领导服好务,做好参谋助手,急领导所急,为领导分忧,又要不能仅仅完成上传下达,主动思考工作、研究工作,要用心思考工作中出现的问题,总结规律,形成工作机制。另一方面还要强化沟通协调能力,为各部门服务,为师生们服务。要出色的、圆满的完成任务。在日常的工作中,以身作则,认真工作,准时上下班,让老师们了解学院行政工作的重要性。增强宣传力度,多组织老师参加集体活动,增进感情交流。经过一段时间的相处,大家增进了解,达成共识,也就互相的支持了。目前学院的有关会议、活动,组织起来就很容易,因为我们的服务已经延伸到他们的心里,他们逐渐也感受到行政人员,职能科室都是学院必不可少的组成部分。她们也找到了归属感,也对行政部门有了依靠,碰到事情也会先到行政部门来征求下意见,该怎么办,如何做,彼此建立起了信任和有效的沟通渠道。沟通多了,感情就建立了,相处也就和谐了。

三是要有追求卓越的精神。北齐文学家刘昼有句名言,“凿井者,起于三寸之坎,以就万仞之深”。办公室工作千头万绪,纷繁复杂,服务对象多,是学院的大管家,要理清主线,作为办公室主任要有一定的高度,做到慎独多思,在纷繁复杂的工作中保持清醒的头脑,理出工作的新思路。要做好办公室工作,不能局限于应付日常的工作,还要有创新意识。“苟日新,日日新,又日新”,办公室工作要与时俱进,利用好信息化的新途径、新尝试,比如微信,微博,QQ等,在工作中反应灵敏,优质高效,创造性的利用好最新科技服务办公室工作。要把工作做到一流,还要树立“终身学习”理念,养成系统学习、主动学习的习惯,不断的加强政治学习和业务学习,向书本学习,向经验丰富的领导学习,向实践学习,采百家之长,指导自己的工作和实践。

我认为理想的好大学应该有这样一幅图景:教师安心学术科研,用心教书育人;管理人员爱岗敬业,提供一流的服务,学校的教职工愉快工作,相处融洽和谐,学生们徜徉书海,积极向上,其乐融融。要实现这个目标,需要我们每个人的共同努力。作为学院办公室主任,优秀、创新、卓越应该成为内在特质,为学校实现理想大学做出应有的贡献。

(作者陈健为新闻与传播学院党政办公室主任)

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